Receita para trabalhar melhor

Tem gente que adora uma reunião. Quanto mais longa, melhor. Das nove da manhã às seis da tarde. É aquele tipo de criatura que senta à mesa exibindo a caneta como se fosse uma arma. Aliás, faz questão de deixar claro que pode usá-la quando alguém em torno ousa dizer o que pensa.
Para mim, a reunião que passa de 15 minutos é versão moderna de tortura medieval. A maioria é absurdamente ineficaz. Parece camuflagem ou esconderijo de quem não sabe como empregar seu tempo no cargo. Nem se dá conta de que o assunto de hoje foi o de ontem e de anteontem também. E la nave va. Sem chegar a porto algum.
Não tenho a menor paciência com esse perda de tempo. E tenho companhia nesse desgosto. Descobri isso no jornal italiano La Stampa, em matéria assinada pelo jornalista Paolo Mastrolilli. Gostei e resolvi traduzir o texto.reunião 2386-d1d0d0f0a08f1767cb7c37a903663bca

Às pessoas que criticavam sua propensão a resolver os problemas imediatamente, John Maynard Keynes respondia que “em longo prazo estaremos todos mortos”. Talvez os editores do New York Times tenham se lembrado de Keynes quando decidiram se rebelar contra o excesso de reuniões, aqueles encontros chatos, entediantes e repetitivos, que nunca deveriam passar de 15 minutos, mas consomem dias que deveriam ser dedicados ao fazer e acabam com a esperança de realizar qualquer coisa concreta antes que o melhor da vida tenha passado.
O bom é que a mudança pretendida pelos editores não ficou apenas nas conjecturas e nos cochichos de insatisfação que as paredes dos corredores costumam ouvir. A direção abraçou a ideia e o jornal da cidade mais frenética do mundo realmente procurou um jeito de desatar o nó, aconselhando todos a reduzir o número de reuniões ou mesmo a eliminá-las. O apelo era “fazer ao invés de falar”. Em outras palavras, concentrar-se nas atividades que produzem, verdadeiramente, algo de útil.
Nos Estados Unidos muito se pensa sobre como mudar os hábitos dos profissionais da imprensa. Em geral, todos trabalham muito, quase sempre de forma frenética, perdem tempo e, no final das contas, produzem muito menos do que poderiam. Carson Tate, fundadora da Working Simple, empresa que presta consultoria gerencial, deu sua contribuição para essa revolução idealizada pelos editores quando publicou no mesmo New York Times o artigo Quando você tem reuniões demais.
Ela começa descrevendo uma situação que chega a ser hilariante pelo excesso. Conta que em uma das consultorias fez esta pergunta aos participantes: “Por acaso, algum de vocês já fez reunião no banheiro do escritório?” Uma de suas clientes respondeu que sim. Era a líder de uma grande organização que, em um determinado momento, havia se dado conta de que não interrompia as reuniões nem mesmo quando usava o toilette para fazer xixi. Então simplesmente levantava da cadeira. E? A turma ia junto. Os homens, naturalmente, não podiam entrar no banheiro, mas as colegas podiam, claro, e continuavam debatendo o assunto com ela através da porta.
Convenhamos, essa é uma situação absolutamente absurda. Completamente ridícula. “Mas pelo menos serve para alguma coisa?” A resposta de Carson Tate é “não”, porque, com raras exceções, as reuniões que nos sufocam em nossa vida profissional são mal preparadas, não produzem resultados, são longas demais e simplesmente inúteis. Poderiam ser substituídas por um e-mail, sem que isso tivesse qualquer tipo de consequência negativa aos objetivos da empresa. Elas acontecem porque, por alguma razão, fomos levados a acreditar que definir um calendário de reuniões – uma depois da outra – significa ser eficiente. Em vez disso, meia hora dedicada a uma boa conversa com um colega, uma rápida troca de ideias depois do almoço, fariam milagres.
Carson Tate sugeriu que sua cliente se rebelasse. Como? O primeiro passo, segundo ela, é colocar a proposta de reunião em discussão: é verdadeiramente útil e necessária? Quando nada propõe além da rotina, é preciso ter coragem para dizer não, que não deve ser realizada. E as reações? Quem recebe a negativa deve sentir-se estimulado a organizar melhor o trabalho em vez de ficar ofendido. Mas se a reunião é realmente indispensável, quem a organiza deve se empenhar para que a sua programação seja eficaz. Em primeiro lugar, os objetivos devem ser antecipadamente esclarecidos a todos os participantes, para que eles possam dar sua contribuição criativa em poucos minutos. Sempre é bom fazer um rápido resumo dos pontos em foco. Assim todos podem ser abordados e não se perde tempo com tagarelices.
Uma vez otimizado o programa, é necessário rever o tempo da reunião: temos realmente necessidade de uma hora para falar da agenda ou podemos liquidá-la em meia hora? Por exemplo, já de saída deixamos de lado as formalidades, os salamaleques de boa participação e as conversas sobre a chuva, o jogo de futebol ou o último filme que vimos na televisão. Outra estratégia muito eficaz é realizar a reunião com todos de pé. Parece uma tolice, mas quando não estamos confortavelmente sentados nos concentramos mais e o cansaço nas pernas nos força a encurtar a duração do encontro indo logo ao que interessa.
Regras de prisão? Não, mesmo que inicialmente possam parecer um pouco espartanas. O efeito é duplo: de uma parte se desenvolve a eficácia quando se elimina ou reforma as reuniões; de outra, se ganha tempo livre que, depois, cada um pode usar como preferir. Acredito que a cliente que serviu de exemplo no artigo de Carson Tate deve estar bem mais contente agora, porque conquistou espaço para fazer xixi sem testemunhas.

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2 comentários em “Receita para trabalhar melhor

  1. É isso ai, concordo com tudo. Também sou avessa a reuniões looongas. Gostei da idéia de realizar as tais reuniões em pé.
    Abs Maria!

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